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Emploi disponible - Soutien administratif et aux événements

Publié le 17 août 2018 @ 14:19

POSTE - EMPLOI DISPONIBLE
Soutien administratif et aux événements

DESCRIPTION DU MANDAT
La personne au Soutien administratif et aux événements fournit son soutien à la directrice générale ainsi qu’au conseil d'administration en assurant la gestion des tâches administratives. Des connaissances de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et des habiletés en recherche sur Internet sont nécessaires. Cette personne doit avoir la capacité de gérer des tâches multiples.

Principales fonctions et responsabilités majeures
A. Bureau de la directrice générale
• Fournir le soutien administratif et de secrétariat à la directrice générale.
• Travailler en étroite collaboration avec la directrice générale dans l'exécution et la gestion de la correspondance, des présentations, des différents dossiers et de certains rendez-vous.
• Assurer la logistique requise pour les réunions du conseil, des comités et des activités spéciales, à savoir : la disposition des lieux, l'envoi des avis, l’envoi de tous les documents de présentation, la confirmation des présences et des réservations autres si nécessaire. Aider à la planification et la réalisation d'activité. Présence non requise sur le comité.
• Aider à la planification et la mise en œuvre d’événements spéciaux ou de réunions.

B. Gestion des affaires du bureau
• Agir à titre de réceptionniste pour la ligne téléphonique principale (peu d’appels).
• Fournir un appui administratif à l’ensemble de l’équipe, qui comprend la préparation de correspondance, de la facturation, les rapports annuels, les études et tous les envois.
• Effectuer des tâches de bureau comprenant, entre autres, la création de nouveaux dossiers, de documents électroniques, la gestion et la classification des documents papier et des fichiers électroniques.
• Faire la saisie de données et de mise à jours sur Filemaker – Formation donnée à l’interne
• Soutenir la gestion des bénévoles dans les besoins en bénévoles de la MNLF (description de tâches, accueil, information, suivi téléphonique, etc.).
• Faire les suivis nécessaires dans la cueillette du matériel nécessaire pour la bonne marche des activités

Qualifications requises
Doit posséder de l’expérience. Doit posséder d'excellentes compétences informatiques, notamment la maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint. Doit préserver la confidentialité des informations et faire preuve d’initiative et de créativité.

Capacités/habiletés
Posséder d'excellentes qualités rédactionnelles et un bon niveau de français. Doit être capable de travailler de façon autonome et faire preuve d'initiative. Doit démontrer une aptitude à travailler au sein d'une petite équipe et à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en conservant le souci du détail. Doit posséder une bonne capacité d’adaptation et d’excellentes aptitudes pour le service à la clientèle.

Qualités
Politesse et entregent.
Polyvalence et disponibilité.
Comportement et apparence professionnels appropriés.


DÉTAILS DU MANDAT

• Début : Dès que possible
• Nombre d’heure à discuter
• 15 $ de l’heure
• Possibilité de télétravail certaines périodes de l’année

Vous êtes intéressé.e ? Faites parvenir votre CV et une lettre d'intention à
christine.boutin@maisonfrechette.com

Pour en savoir plus sur l'organisation, visitez www.maisonfrechette.com
Seul les personnes retenues seront contactées.













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